新疆维吾尔自治区图书馆

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  黄磊
  办公室在一般人眼里，无非是管管档案、分分文件、发发通知之类的活，是整天搞不完闲差的部门。依我本人愚见，在现今形势下，办公室的工作虽繁复而不可缺、虽平凡却显重要。办公室工作千头万绪，纷繁复杂，涉及机关日常事务、政务调研、文秘、档案、信息、宣传、财务、安全保卫、卫生、医疗、后勤服务等。既是“忙家”、“杂家”，又是“管家”，很多具体的事情涉及到干部职工的切身利益。因此，必须把服务于全局的中心工作和服务于干部群众作为工作的出发点和落脚点，把“参与政务”、“管理事务”、“搞好服务”三大职能统筹兼顾，合理安排，做到调研围绕中心转，协调围绕领导转，服务围绕大家转，信息围绕决策转，从而使工作目标更明确，重点更突出。
  一、办公室的工作，无论是文稿起草、信息调研、督查催办等政务工作，还是档案管理、文书处理、会议安排、机要保密、后勤服务等事务工作，都是围绕“服务”这一中心运转的。为领导服务、为机关服务、为基层和外单位、群众服务是办公室最基本的职能。
  1、要为领导决策搞好服务。办公室直接的服务对象是领导。为领导决策服务要坚持三个标准，即“全方位、全过程、高效率”。“全方位”就是要遵循领导决策意图，从调查研究，信息反馈，督查催办，综合协调等方面，为决策提供尽可能多的依据和支持；“全过程”就是要按照决策准备、决策形成和决策实施三个环节，实行全程性跟踪服务，确保决策和部署的贯彻落实；“高效率”就是要提高办文、办事、办会等各项服务工作的速度和质量，使决策落实得又快又好。
  2、为机关搞好服务。办公室是国资公司党委工作正常运转的“中枢”，因此，办公室必须充分发挥其协调各方的作用，为国资管理的运行，为各部门相互间的协作配合搞好服务。
  3、为下属各企业单位和群众搞好服务，这是办公室工作的核心与重点。
  4、搞好综合协调。就是要在职能范围内，汇总各方面的情况，集中各方面的力量，统一筹划整体工作安排，调节工作运转的各个环节和功能，对部门之间由于职能交叉产生的工作矛盾进行协调，减少扯皮现象。
  二、办公室是单位的重要综合办事机构，是承上启下，联系左右，协调各方的桥梁和纽带，是面向社会的重要窗口。一方面，对于上、下级和其它友情单位来说，办公室是信息网络中心，处于对机关各单位联络沟通的窗口。办公室负责接收处理上级和相关单位的来文来函，接待上级领导的视察、检查和各下属企业单位来访；处理各种公务往来，接待群众来访等等。一般与外界的联系，首先都要经过办公室，单位领导得到外界的各种信息，也首先是通过办公室这个“窗口”。因此，办公室工作效率要高，形象要好，真正成为高效务实的机关，体现本单位的风貌。另一方面，办公室是单位的门面，是代表单位领导处理问题、办理事务、反映领导意图的，办公室工作人员的工作做得怎样，作风好坏，直接体现单位领导的形象和风貌。
  三、办公室的工作要坚持发扬传统和开拓创新的统一，才能不断发展和前进。
  1、要有主动性。办公室所处的地位和它的职能作用决定了其所有工作只能是服从性的。但是办公室工作的服从性不能与被动性划等号，很多工作我想可以提前预测，主动开展。只要坚决摒弃被动服务的观念，增强超前意识，放开手脚，凡事提前考虑，早作准备，办公室工作一定会由难到不难，由被动变主动，开创出新局面。
  2、要有预见性。工作中，不仅要看到事物的表象，而且要善于揭示事物的本质；不仅要把握事物的现状，而且要比较准确地预测到它的发展趋势。据此，搞好调查研究，获取和掌握丰富的材料，为领导决策提供具有前瞻性的预案。
  3、要有开放性。开放性是新时期办公室工作的一个突出的新特点。办公室要注意自身的开放，要虚心学习同行甚至外单位工作的先进手段和管理经验，传播信息，交流经验，取长补短，为企业建设打好基础，所以必须解放思想，只要是符合“三个代表”的要求，只要能更好地促进办公室工作，就要敢于突破陈规，破除一些不适合形势发展的旧框框，放开手脚去工作。
  4、要有创造性。在坚持和发扬好的传统的同时，还需要根据新的形势、新的任务，不断探索办公室工作的新思路、新办法和新经验。只有不断创新，才能更好地继承和发扬传统，才能使办公室工作永远保持活力，才能不断总结新经验，开创新局面。在这电子化时代，办公室的工作要充分利用电脑、互联网、办公室软件、e-mail等提高办事效率，做好将来无纸化办公的带头人；利用多媒体生动多样的文字、声音、图片、动画等对外宣传本企业工作，树立本单位的新形象。当然，在增强工作创造性的同时，办公室也要注意办事到位而不越位，帮忙而不添乱，真正成为领导的参谋助手。
  四、办公室的工作光荣而繁重，正面临着新的机遇和挑战。办公室作为承上启下、综合协调、参谋咨询的核心机构，如何深入开展办公业务研究，提高办公管理的科学化、现代化和规范化水平，促进本单位全体职工提高素质、更新知识、增强能力，必然成为本单位改革过程中一项重要而崭新的课题。
  1、抓好制度管理。没有规矩不成方圆，办公室要根据本单位的情况制定有效的措施，首先要合理分工，根据办公室的工作职责，将办公室分成文秘、综合、后勤各个岗位，制定各种工作人员的工作职责，落实指标，各施其职，各尽其责，建立健全机关各项工作和管理制度，做到工作有章可循。其次工作要有目标和计划，要做到年有工作要点，季有工作安排，月有情况通报。在制定目标时，要将总体目标与突破工作项目结合起来，同时要建立监督机制，提高办事效率。对人们关心的热点、焦点问题，要督办督查，在规定时间内完成。再次是严格考核，建立激励机制。按照人员责任分工情况，将个人德、能、勤、绩进行量化考核。同时还应制定一些激励措施，如对调研、信息工作、新闻报道工作实行奖励，充分发挥他们的积极和创造性。
  2、处理好“四个关系”。一是处理好与领导的关系。办公室与领导是下级与上级的关系。办公室因其地位的特殊性，要真正做到为领导服务，就必须讲究参谋方式，确立辅助意识，发挥参谋助手的作用实效。一要讲究方法。办公室作为参谋助手，可以向领导直接进言，交谈自己的观点、看法、意见，也可通过向领导提供调查报告、起草讲话、报送信息等方式为领导参谋建议，但要掌握好时间和场合，要根据领导的个人特点和涉及事物的具体情况，确定参与议事的方式，使参谋更为合适有效；二要牢记助手职责。要做到“不能越位”，不能颠倒“主”、“从”关系，因为参谋只能帮助决策，不能代替领导决策；三要领会领导意图。对领导的工作意图，要有正确的认识，不能曲解，更不能帮“倒忙”。三是直言不讳。作为办公室工作人员一定要本着对工作负责的态度，为领导决策出谋划策；四要认真履行职责。对提出的建议、主张，凡被领导采纳的，要及时、认真落实，做出成效，确保政令畅通，提高执行力。
  3、服务方式要创新。办公室是一个纯服务部门，不能只满足于日常的服务，服务方式也必须创新。要多考虑如何更好地创新管理，开源节流，加强基础设施建设，保证办公室正常高效运转。同时，参谋要参到点子上，既要想领导之所想，又要超前思考，想领导之未想，从浅层次的被动服务中向深层次的主动服务转变，事前、事中、事后都要主动介入，紧扣领导的思路、想法、指示等加以完善和细化，力争提供可借选择的方案让领导决策；同时既要考虑一项决策带来的正面效果，又要考虑可能产生的不利因素，经常深入基层，调查研究，总结成绩不夸大，反映失误不缩小，为领导科学决策提供准确的依据，提高领导对参谋意见的选用和参谋建议向决策的转化率，不断提高服务质量。协调要协调到面上，形成合力。要全面权衡利弊，缓解利益冲突，使有关各方面形成共识，达成可接受的方案，调动方方面面的力量，凝聚合力，共同干好工作。督查要一抓到底，推动重大决策见实效，为群众谋利益。
  4、抓好勤政树形象。作为办公室主任，必须以高度责任感，加强自身的勤政、廉政建设。具体讲，在廉政上要做到“三有三只”，即：有权不滥用，只求搞好工作；有钱不滥花，只讲自觉奉献；有成绩不骄傲，只想如何开创新局面。在勤政方面做到“三勤”。一是腿勤，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力气，把工作做实做细；二是“脑勤”，勤学善思，注重研究问题，解决工作中的难点问题，为领导多出点子，多献计策。三是“嘴勤”，多向领导汇报情况，多向各科室部门和基层单位通报情况，加强沟通，密切协作，树立廉洁高效的社会形象。