新疆维吾尔自治区图书馆

1954年，霍城、绥定两县信用合作社成立，由于硬件设施简陋，加上主观能动性被动，档案工作没有列入信用合作社议事日程。人民公社化和“文化大革命”时期，由于信用合作社划归生产大队（生产队）、贫下中农管理委员会管理，没有形成档案管理制度，因而档案资料丢失严重。农业银行管理时期，没有设立专职档案管理员，档案管理工作仍然滞后。1979年，霍城县辖区信用社档案转移到新源县，后几经周折，霍城、绥定两县信用社档案丢失。
  1988～1996年，县联合社归农业银行霍城县支行管理，与农业银行营业所合署办公，档案全部归入农业银行霍城县支行管理。
  1996年末，县联合社与农业银行霍城县支行脱钩，开始建立自己的档案，综合档案室根据文件要求，从1988年起，县联合社成立以后在各项行政、业务活动中形成的档案资料，按不同门类和不同载体划分，分为文书档案、会计档案、信贷档案、科技档案、实物档案、声像档案及电子档案等。
  1997年，依照我国《档案法》和档案管理工作制度，设立综合档案室，兼专职档案员有：县联合社谢汝艺（专职档案员）、沙尔布拉克信用社马金莲（女，回族）、惠远信用社刘春兰（女）、兰干信用社董梅、三道河信用社奴尔兰·热合木江（哈萨克族）、三宫信用社马金花（女，回族）、清水河信用社江燕（女）、芦草沟信用社李红（女，已故）、大西沟信用社马彦龙（回族）、伊车信用社祁永玲（女）、莫乎尔信用社张丽萍（女）、良繁场信用社吴江（女，锡伯族）、东关信用社赵晓容（女）、联社营业部董琳。
  1999～2011年，县联合社（联社）综合档案室入库档案50687卷。
  2004年8月20日，县联合社整体搬迁，由霍城县中心西街搬迁至霍城县朝阳南路原霍城县丰城农村信用社旧址。档案室搬迁至新址2楼，面积110平方米。
  2011年5月17日，根据自治区联社《关于规范“三项整治”活动档案管理的紧急通知》，收集专项活动档案，内项设有封面、目录、“三项整治”活动实施方案及计划、“三项整治”活动动员大会会议记录、“三项整治”活动中下发的各类通知、文件、通报、“三项整治”活动联社领导分片包干明细及自查抽调人员方案、“三项整治”活动分片包点责任书、“三项整治”活动自查阶段具体方案和流程、“三项整治”活动涉及信贷业务自查范围、自然人贷款风险排查表、法人贷款风险排查表、违规置换贷款风险排查表、贷款询证函、未现场询证签字统计表（附相关情况说明材料）、“三项整治”活动自查工作底稿、违规业务描述及事实确认书、“三项整治”活动自查报告、“三项整治”活动违规人员处理决定、违规业务整改方案及落实报告和其他资料。
  至2012年末，有文书档案6046件、会计档案50687卷、信贷档案635件、审计档案390件，科技档案178卷、实物档案463件、声像档案163张，磁带13盘，电子档案100盘，图书资料156册。
  1.文书档案
  1954～1978年的文书档案于1979年2月因战备需要，全部档案交人民银行霍城县支行调至新源县。1980～1987年，文书档案在农业银行霍城县支行保管。1988～1998年，文书档案在霍城县档案局归档。1999～2012年，文书档案由县联合社（联社）保管，文书档案共计6046件，其中，永久1485件、长期631件，30年1244件；短期708件，10年1978件。类别有：霍城县联合社（联社）领导工作会议上的讲话；党组织、行政、工会会议记录；县联合社（联社）制定的方针、政策、条例、规章、制度、办法及有关人员岗位职责；党组织、行政、工会工作计划、总结；精神文明、职代会有关材料；县联合社（联社）大事记、金融志、简介；县联合社（联社）职工录用、转正、定级、调资、评定职称、离职、退休、离休、死亡、抚恤等文件资料；县联合社（联社）职工转移工资、行政关系及党团组织关系介绍信；本社对有关人员处分的文件材料、纪检监察形成的材料，安全保卫、宣传工作形成的材料；资金、资产、负债、存贷款利率管理形成的材料；信贷管理办法、规定、通知；存款、储蓄工作形成的文件材料；财务、审计稽核工作计划、总结等。
  2.人力资源档案
  2008年5月22日，县联社与伊宁市联社办理人事档案领取手续，包括1975年以来在岗、退休、死亡、辞退、开除、解除合同等信用社职工档案。在上级档案部门的指导下，县联社的人事档案纳入规范化、秩序化管理轨道。
  2011年，县联社开始建立规范的档案室。
  2012年，按照自治区联社人力资源档案管理要求，完善85名干部职工履历档案。包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历职称培训材料等10项材料。
  3.会计档案
  会计档案有会计凭证（包括工资册）、会计账簿、会计报表及其他会计核算材料。会计凭证类有原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。会计账簿类有总账、明细账、日记账、固定资产卡片账、辅助账簿、其他会计账簿。财务会计报表类有月、季、年度的财务会计报表，如决算报表、资产负债表。其他类有会计档案移交清单、会计档案保管登记簿、会计档案销毁清册及其他应归档的会计核算专项材料。
  会计档案的保管期限分为永久和定期2种。定期保管期限分为25年、15年、5年3档。会计档案保管期限的计算自档案的所属年度终了后次年1月1日起算。永久保管的档案包括信用社决算报表及汇总全辖信用社的决算报表、附件及决算分析资料（包括资产负债表、业务状况表、损益表、财务收支变动表、利润分配表）；信用社实收资本、股本金分户账；存、贷款开销户登记簿；客户挂失申请书、登记簿，补发存单、存折、收据及账销案存的清单或资料；会计档案保管登记簿和会计档案销毁清单；机构撤销、合并移交清册；需要永久保管的其他会计档案和有关资料。定期保管的会计档案包括：保管25年的会计档案信用社职工工资册；保管15年的会计档案：综合核算和明细核算的各种账、簿、卡，凭证及附件；县联社汇总全辖信用社的月报表、季报表（包括全部附件和分析资料）；结算专用印章的领用、交接、销毁和保管情况登记簿。保管5年的会计档案：各种登记簿（除永久、15年保管期限外）；计息科目余额表；辖属网点上报的月计表、资产负债表、损益表和决算表（包括全部附表、决算分析资料）；各信用社本身的储蓄日报表、月报表、季报表；密押、代号使用和保管登记簿；社内往来、联社往来及同业往来的对账及查询、查复书；信用社的交账清单（册）；会计主管人员和一般会计人员移交清册（单）；各种不定期报表。
  截至2012年末，县联社建立会计档案50687卷，其中财务报告1094卷，账簿2086卷（其中15年的有1946卷，25年的82卷，永久的58卷），凭证47042卷，其他类465卷。每一类案卷分网点，按年度编小流水号，主要包括财务报告类、会计账簿类、会计凭证类和其他类4大类。
  2011年，县联社按照自治区一级档案的标准和要求，依据《新疆维吾尔自治区档案工作等级评定办法》的规定，对档案分门别类，进行全面系统整理，编制档案分类方案，按网点号+目录号+案卷号的办法编写档号，科学分类，规范上架。并专门制定接收、归档、统计、保密、利用、销毁、档案室职责、人员岗位责任制、专业档案管理、科技和特种档案管理、网络管理等15种档案管理制度，使县联社档案工作逐步规范。
  4.信贷档案
  信贷档案包括贷款客户提供和信用社内部形成的各项贷款业务原始的、具有保存价值的文字、图表、盘片、声像等不同载体和不同门类的基础资料，是保全信用社信贷资产的重要资料。
  信贷档案管理要遵循的原则：信贷档案资料必须真实、完整和合法；档案管理要原始材料账册化、必备资料标准化、移交档案制度化、贷款资料信息化；要严格执行谁贷款、谁立卷、谁建档。从客户申请贷款至贷款调查、审查、审批、发放、检查、收回全过程形成的与该笔贷款有关的资料均为信贷档案资料。信贷档案资料按其取得来源分为从贷款客户获取的客户资料和信用社内部形成的内部资料以及五级分类资料。要求复印件统一为A4纸张。从贷款客户获取的资料是指借款人、担保人的基本情况资料，反映和记录借款人、担保人主体资格，资信状况、资金、财务和经营情况的档案资料。
  信用社内部形成的档案资料包括记录和反映客户贷款申请、调查审查、发放、检查、保全、收回等全过程运行情况的资料，用于界定内部管理责任的基础档案资料及围绕贷款使用、监督、检查贷款本息收回及贷款保全所发生的行为资料，也是贷款重要法律文件及贷款行为记录资料。对上述按《新疆农村信用社贷款业务操作规程》《新疆农村信用社贷款五级分类实施办法》规定要求归档的有关报表和文字资料以外的档案，也要按农村信用社制定的其他管理制度和办法的有关内容对信贷档案进行管理。
  信用社客户经理对贷款客户的档案资料，按客户申请、调查、审查、审批、发放等操作程序运行后，按资料形成时间顺序和归类要求整理立卷、建档、装订成册（装订成册后客户经理应加封、盖印）并按顺序编页码（页码必须连续）、专夹（卷）后，在规定交接内容和时间内，交由档案管理员管理。对某一客户的独笔贷款档案资料按贷款运作程序及取得的时间归类建档，单笔单卷单档；对某一客户的多笔贷款资料按贷款发放日先后顺序整理保管立卷，即一笔一卷，一户一档。
  已核销呆账贷款的信贷档案资料的管理，客户经理一户一类建档后，专档移交档案管理员进行归档管理。对于已还清贷款的档案，应在每年底进行清理，另行保管。信贷档案保管按期限分为短期保存、长期保存和永久保存。短期保存的信贷档案，期限为5～10年。短期贷款本息已收回的信贷档案，再保管期限为3年；中长期贷款本息已收回的信贷档案，再保管期限为5年。长期保存的信贷档案，期限为10～15年。短期、中长期贷款到期未收回，直至贷款收回或以资抵债，资产处置完毕，其短期信贷档案再保存10年；中长期信贷档案再保存期限为15年。短期和中长期贷款到期、逾期至今仍未收回和呆账核销贷款的信贷档案要持续永久保存。
  县联社信贷档案存有1998～2012年的685件，其中永久184件，长期418件，短期83件。主要包括呆账、核销贷款，中长期、短期客户贷款档案。
  5.基本建设工程档案
  基本建设工程档案（简称基建档案）包括在基建工程的设计和施工活动中形成的图样、说明书、计算书、概算和预算，施工组织设计、施工技术措施、施工记录、竣工图、工程总结和交流验收等文件材料，是一项工程技术从设计到完工的全过程的真实历史记录。凡本社基建工程竣工验收后，负责施工的部门应将全部文件材料移交本社档案室，并按照规定办理移交手续。
  档案室对移交的基建工程竣工文件材料进行验收后，应在基建工程项目分类的基础上，按照单项工程组成各个案卷之后，排列卷内文件材料，划分保管期限，按规定要求统一编号、编目、上架。
  县联社的新建、扩建、大修、改建工程竣工验收有基建档案管理人员参加，各类文件材料不齐全者，不予验收，以确保本社基建档案材料的齐全和完整。
  县联社存有2003年至2012年基建档案112卷、设备档案17卷。基建档案主要有联社办公楼修建、各网点营业室修建的建筑工程文字、图纸等；设备档案主要有监控设备、ATM、防弹玻璃的技术资料及验收报告。
  6.声像档案
  声像档案材料归档范围：上级及县政府领导来联社视察，检查指导工作，参加重要会议的录像、录音带及照片、影片等声像材料；本社各项活动形成的录像、录音带及照片；本社组织外地参观、考察、学习中形成的相关音像、照片资料；联社领导在本社经办的重大建设项目开工、竣工验收、投资等活动中的声像材料；联社历届主任、副主任的照片；联社发生的重大事件、自然灾害的声像材料。
  声像档案的整理与归档要求：声像档案的整理，按照国家档案局《照片档案管理规范标准》，根据不同种类、体裁进行分类、组卷、编目；每张照片都要有文字说明，内容简明扼要，切合实际，书写要字迹工整，一律用碳素笔、黑蓝墨水填写。声像档案的收集、整理和移交工作由声像档案形成部门负责，档案部门负责监督、检查、指导。声像档案形成部门应确保声像档案材料的完整性、准确性。声像档案的利用服务工作，要编写详细目录，逐份编制文字说明。文字说明包括事由、时间、地点、人物。声像资料上应反映主要人物的姓名、身份、背景、声像资料制作单位和制作人。
  至2012年末，声像档案有163张。包括光碟、照片等反映县联合社（联社）的各项活动和业务工作等方面所取得的成绩。
  7.档案移交、鉴定和销毁
  按照统一领导、分级管理的原则，各社移交、销毁档案应逐级上报审批，并建立档案移交、销毁手续。
  当年形成的各类会计档案，在会计年度终了后，由形成部门保管一年。期满后，由形成部门档案管理人员整理完毕并填写“会计档案移交单”，与会计档案及其案卷目录一并移交联社档案部门。移交单应加盖会计档案形成部门公章，移交部门负责人、经办人和档案部门接收人均应在会计档案移交单上签字。
  信贷业务档案材料在贷款本息结清或信贷业务执行完毕后一次全部归档，一般每年归档一次。信贷档案管理人员应于每年2月底之前，将上一年度执行完毕的信贷档案整理、立卷后向联社综合档案室移交归档。
  对已满保管期限需要销毁的各类档案，由县联社负责销毁。销毁前必须登记造册，由联社档案鉴定领导小组对其保存价值进行鉴定。经过鉴定和批准后方可销毁。如有需要保留部分档案的可延期销毁。销毁档案时，应指定2人以上负责监销，以防档案遗失和泄密。销毁后审批人、制表人和监销人均在销毁清册上签字。
  至2012年末，县联社销毁文书档案98卷，销毁1987年至1998年会计凭证1324卷，信用社账本、报表272卷。
  8.档案的查考利用
  建立严密的档案借阅管理制度。办理档案借阅时，按照档案保密和借阅管理制度，严格掌握借阅范围和履行借阅手续，保证档案的完整和安全。县联社保存的各门类档案主要供本单位内部使用，外单位利用时，需持单位介绍信，并经有关领导批准后方可借阅利用。
  档案的借阅和复制，本系统的工作人员因工作需要可借阅库存档案，如果借阅非本人主管业务的机密文件，经办公室负责人批准。复制绝密文件须经原发文机关批准，复制机密的或本人主管业务的文件须办公室负责人批准，密码电报一律不得复制。会计档案一律不外借，防止丢失和泄密，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、折封或抽换，用后必须及时归档。建立会计档案查阅、复制制度和登记簿，按规定内容做好详细记录。公、检、法、司和有关单位处理案件或特殊需要查阅会计档案时，必须持有主管部门正式介绍信、法院出具的查询通知书，经主管领导签字批准后方可查阅、抄录、复制或拍照，但不得将原件借出。外部人员调阅信贷档案，原则上不对外调阅借出，只有当发生借款纠纷或依法起诉、处理案件等情况，司法部门、律师需查阅、影印时，必须持有主管部门的正式介绍信，经主管领导签字批准后方可查阅。查阅时，部门档案管理人员必须在场陪同，查阅人需要索取有关证据和资料时，须经主管领导同意后，方可抄录和复制，严禁将原件抽出借出。借阅基建档案应照章办事，对于必须借出的案卷，应经主管领导批准；借阅人员不得在档案中作任何涂改、勾画、折卷、抽阅。用毕归还时，档案人员应当面检查清点。
  1998～2012年，为利用者提供档案135人次，其中文书档案107人次，42卷，146件；科技档案5人次，6卷；会计档案23人次，报表36卷，凭证19册。