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甲、總則
   一、爲劃一本會各部門及各級政府公文處理辦法起見，依本會試行辦事通則第十三條之規定，訂定本辦法。
   二、公文處理應注意嚴守左列原則：
   （一）儘量避免人力、物力、時間之浪費，務求簡便合理有據。
   （二）儘量避免緩慢、推諉、敷衍、矛盾、潦草、拉雜等現象，務求迅捷、明確、周到、肯定。
   （三）公文處理應嚴守中央政務院保密指示。
   三、凡緊急公務時間急迫，或例行繁碎事務，不必行文者，可利用電話。如電話所洽事項，甲方卽以替代行文，或於事後補文時，乙方卽用電話紀錄表（附式一）紀錄處理，存卷備查。同時甲行亦可於原始件內註明已於某月日時電告乙方，不另行文等字樣。
   四、公文類別在中央未統一規定前，暫定如左： （一）呈：用於對上級陳述請示，須蓋機關大印者。
   （二）簽呈：用於對上級陳述請示，僅蓋銜章或私章，並可就原文批囘者。
   （三）報告：用於對上級陳述工作動態或總結工作者。
   以上爲上行公文。
   （四）公函：用於同級或不相隷屬機關間往返行文，須蓋機關大印者。
   （五）牋函：用於同級或不相隷屬機關間反對個人或人民關體較臨時性事件，僅蓋條戳或小章者。
   以上爲平行公文。
   （六）令：用於頒佈法令條例政策方針，或重大事件之决定，及任免工作人員者。
   （七）訓令：用於對下級解釋政策法令，規定工作方針計劃，或交付任務命令執行者。
   （八）指示：用於答覆下級呈請，及對下級在工作進行上有所指導者。
   （九）批覆：用於答覆人民或團體之呈請事件者。
   （十）佈告：用於對人民發表條例規章，及宣佈執行事件者。
   （十一）狀：用於對工作人員或人民之獎勵事件者。
   （十二）通知書：用於正式任用工作人員者。
   以上爲下行公文。
   （十三）通報（或通告、公告）：用於對多數機關，或對本機關內多數單位需要周知之事件者。
   （十四）通知：用於對機關或個人，及對人民或團體需要知照之事件者。
   （十五）電報：用於對遠地機關或個人之緊急重要事件者。
   以上公文不分上、平、下行均可用。
   五、關於電報處理辦法，依本會試行辦事通則第九條之規定，另由本會辦公廳訂定之。 乙、收文及配文
   六、本會所收外來一切公文函件書報，均由辦公廳祕書處收發科外收發查收給據。其於公文封外附有附件者，應先注意點淸。其於公文封上寫明專致本會所屬各部門或個人，而各該部門或個人不駐在本會內者，以不代收轉爲原則，應請逕行送達。
   七、外收發將所收公文函件書報之寫明本會或本會主席、祕書長，或本會辦公廳及辦公廳祕書處收者，登送收發科內收發簽收。其寫明本會參事室及辦公廳其他各處或個人收者，逕登送參事室及辦公廳其他各處或個人簽收。
   八、內收發收到公文函件書報，如無機密或主席、祕書長親啓字樣者，一律拆封。公文函件須經編號，註明收文年月日時，點淸附件，連同來文機關名稱、文別、字號、日期、事由等項，登入收文簿（附式二）。如來文未具備事由、擬辦、批示與收文日期、字號等項目，或空白地位者，應加具文電摘由單（附式三）。單內除擬辦、批示兩欄外，其餘各欄均須塡明。然後依其性質，進行配文，用對內送文簿（附式四）登送各承辦單位簽收。書報則無須編號，逕登送經管部門簽收。
   九、凡外來致本會之公文函件，一律暫定以軍政字編號登收。至外來致本會所屬各單位之文件，其收文編號用字，應由各單位自行規定。內收發可設三册收文簿，分別編登本會、本會辦公廳及辦公廳祕書處不同字號之收文。亦得僅設一册，共編一字統登。惟所用對內送文簿必須設立多册，或竟按單位設立，分別登送，以增效率而便稽考。
   十、前條承辦單位指本會所屬各委、部、會、局、處及本會參事室與辦公廳各處而言。各承辦單位得再依分工職掌情形，配交所屬各處、室、科或某人承辦。
   十一、配文於文件右上角寫明配送單位名稱，或蓋小木條戳代書，幷由配文單位或配文負責人加章負責。遇一文件關係於兩單位時，應並列兩單位名稱，較主要者列前，卽配送前一單位。
   十二、親啓件於送達主席、祕書長前，應由內收發就封面所知情况，設專簿登記備查。如該親啓件由主席、祕書長發交編號依序辦理時，除另作一般收文登記外，幷於專簿原登處註記之。
   十三、密件之收發，由收發科設專人管理。收發科担任本會、本會辦公廳及辦公廳祕書處之收發與配文工作。本會參事室及辦公廳其他各處各科，仍應設置收發人員，或指定人員，負責管理各該室、處、科之收發事宜，另立收發文及對內送文簿，分別登記本單位逕收逕發，單位間相互轉移，及本會或廳、處配交之文件。至於轉配文件，參事室可由主任或參事担任；各處可由處長或關係科長，或祕書担任；各科可由科長担任。
   十四、內收發配文，除緊急文件隨到隨送外，一般文件每日登送二次。
   丙、簽辦批示擬稿及核判
   十五、承辦單位收到配文後，經收發部門或收發人員編登，送由單位負責人（在處爲處長，在科爲科長）於來文或摘由單擬辦欄簽擬辦法，依次通過上級核擬或批示後依照辦理。上級中之某一級，對所擬辦法同意或予補充修正，而不能决定批示條，均須於擬辦欄內簽署（擬辦欄不能容納時可加黏簽條）；呈轉至主席，在批示欄內批示之。如上級中之某一級，能决定幷已在批示欄內批示者，卽不再呈轉主席。再如承辦單位對所擬辦法有確切把握，或配文屬於例行案件，幷須承辦覆文者，得採取簽稿併送方法，不必先經批示，卽交擬稿人擬具文稿，隨簽呈送核批、核判。
   十六、來文擬辦及文稿呈送核批、核判時，須用公文夾夾好，夾面標明承辦單位名稱，夾內黏貼案件淸單，開列案由、件數，以便彼此稽考。公文夾速件用紅色，密件用綠色，普通用黃色。 十七、承辦單位對配文或上級交辦案件，有權處理或可能負責，或已經請示决定者，得逕行承辦。但須於事後擇重大案件，提出會報或專案呈報上級。
   十八、承辦單位對配文或上級交辦案件，認爲與其他單位職掌有關者，無論已否指明會辦，均應與其他單位會同簽擬辦法，並依批示會同辦理。其須擬辦覆文或承辦行文者，由主辦單位擬稿後，於呈送上級核稿或判行（卽畫行或稱簽發）前，應先送會辦單位會稿（卽會核簽章）。會簽、會辦及會核文稿，均須注意控制時間，會辦單位負責人對主辦單位所擬辦法或文稿同意時，僅就原件擬辦欄或文稿會核簽章欄，簽章卽可。如需補充修正，相互治商，應利用電話或派員面洽，幷就原件增删或黏條簽註，以不另行文爲原則。凡屬會辦之文件，主辦單位須於文稿後寫明抄致會辦單位字樣，以便發文時送致一份備查。
   十九、承辦單位對配文認爲須由其他單位承辦或主辦，經簽擬奉准後，或於擬辦期間奉上級指示或批示，須送其他單位辦理者，應就原件加具移文單（附式五），詳塡移送原因等項，通過收發，編號登記後移送之。
   二十、承辦單位對配文經簽擬奉核定存查者，應隨送歸檔。
   二十一、承擬文稿須用規定格式之稿紙（附式六），以毛筆繕寫，儘量採用簡易程式及語體文，務求語句明確，條理淸晰，字蹟整潔，幷加標點符號，不得使用別字怪字。
   二十二、承擬文稿以一稿一案（卽一事）爲原則，以便核閱、登記、歸檔，幷使受文機關易於處理。其有一案須辦數稿者，應由擬稿人於第一稿稿面註明本案共稿幾件或幾頁。
   二十三、承擬文稿或承辦案件，如與舊案有關者，應調閱有關各卷參酌辦理。調卷須用書面（便條或定式之調卷單），通過承辦單位負責人簽章，向管卷員調取；並於參閱後卽行歸還。
   二十四、承擬文稿無論是否屬於通案（訓令或公函等之同時普遍行達多數機關者，稱爲通令或通函，通令通函等統稱通案），除受文機關以外尙涉及其他機關，必須使其了解者，可用抄致方法，於文末註明抄致某某機關字樣，卽不另辦稿行文。稿面受文者一欄，應由擬稿人塡明其全名稱及地址，如通行或抄致機關較多，該欄不能容納時，可於稿末或另紙詳列，以便繕印分發。
   二十五、任何文稿均須由擬稿人於稿面規定欄內寫明事由、文別、承辦單位、擬稿年月日時、幷簽名。如係根據來文而辦者，幷須於稿面收文字號欄塡明其字號，連同來文一併呈核。否則於該欄畫一直綫，表示無來文，或來文相隔已久未檢附。
   二十六、文稿有附件時，應由擬稿人於文內文尾，詳敍其名稱、數目，並於稿面附件欄作較簡之塡註（僅註如文二字亦可）。無附件者，亦應註一無字。至於依以辦稿之來文及其附件，與此有別，勿使混淆。
   二十七、文稿如需其他單位會核、會知或登記者，應由擬稿人於稿面格綫右外端註明送某單位會核、會知或登記字樣。收受單位除會核簽章方法已見前條規定外，其餘會知或登記後，均須於原註處簽章，幷迅速送囘。
   二十八、文稿如係密件或速件，及限期發出或送到者，應由擬稿人於稿面格綫上外端或右外端註明。密件、速件必須在一切核稿、判行、繕校、印發等程序內，儘量保持機密，爭取時間。其無密、速之必要者，不得隨便亂註。
   二十九、文稿如有不依一般程序逕發，須派員持送或與某件同發等特殊情形時，應由擬稿人於稿面格綫右外端或另紙註明。
   三十、文稿如以本會或本會主席名義行之者，必須經本會主席判行或祕書長代判後，始能繕發。餘類推。擬稿人應就行文所用名義，於稿面判行欄（卽稿紙中上端空白欄）塡明首長職稱（例如辦公廳文稿應塡主任副主任），並在稿紙名稱（卽稿端所列某機關稿）所留空白括弧內塡明其名義（亦卽機構名稱，例如本會文稿可塡一會字，辦公廳文稿可塡一應字或辦公廳三字），以資識別，而便首長判行，並便各級負責核稿人均在核稿欄內簽署。預計核稿層次過多，該欄不能容納時，可就判行欄加闢上級核稿人簽署地位。如擬稿人爲本會某某部某某處某某科科員，或科員以下工作人員，所擬爲本會文稿，則科長、處長、以至部長，卽爲各級負責核稿人，自下而上依次核閱簽署，呈轉至主席判行。餘類推。
   三十一、核稿人核稿時，應注意稿面整個情况，不僅核其正文與附件，凡塡註之各欄各項，以及標點符號，印發份數等均須詳審周察，正其錯誤，補其缺漏，力求妥善。如删改過多，致稿面不淸整，將增加核閱及繕校困難者，應謄淸一份，併原稿送核、送判。
   三十二、核稿人或判行人對文稿將作重大删改，向承辦單位或擬稿人徵詢意見時，承辦單位或擬稿人，應儘量陳述其見解，以供參考。
   三十三、文稿判行權屬於行文機關（亦卽文稿所用行文名義）之首長，凡首長以下之高級負責人，已代首長判行者，卽不再呈轉首長。並卽予繕發。
   三十四、文稿判行後，如曾經核稿人或判行人删改，而擬稿人尙未知悉者，應由承辦單位先送擬稿人看過再交繕，使其增加經驗，並有陳述意見之機會。如擬稿人不在本會會址以內，限於時間及距離，得俟繕發退稿後，再由承辦單位送閱之。
   丁、繕寫及校對
   三十五、繕寫單位收到判行文稿，應依次以隨到隨繕爲原則，遇速件幷應提前繕寫。
   三十六、繕寫包括抄寫、複寫、打字、油印、石印、鉛印等六種，應視文件性質及需要份數决定，或請示决定之。 三十七、繕寫用紙亦應視文件性質及需要份數而定。一般寫牋函用信紙（附式七），寫公函、訓令、指示、呈等用定式活用之公文紙（附式八），其他令、批復、佈告、狀、通知書、通報、通知、簽呈等，得用不定式紙張繕寫之。
   三十八、本會參事室及辦公廳各處各科承辦之文件，凡用本會或本會辦公廳或辦公廳祕書處名義發出者，統一由辦公廳祕書處文印科繕校之。
   三十九、本會所屬各委、部、會、局、處承辦以本會名義發出之文件，經主席判行後，爲避免周折起見，其較簡單之件或具有時間性者，卽由本會辦公廳祕書處文印科繕校，逕予用印送發。幷由內收發隨時將原稿退還各委、部、會、局、處自行歸檔。
   四十、繕印文件時，除公布週知者及宣傳品外，尤應注意保密，其底版爲備添印起見，得作短時間之保留，過時卽予銷燬。
   四十一、繕寫完竣後，應於原稿繕寫欄塡明年月日時，幷送由校對人仔細校對。
   四十二、凡繕寫錯誤之字面，經繕寫人或校對人改正者，均應加蓋方形或長方形校對章。改正太多，致文件不淸整者須重寫。
   四十三、校對完竣後，應在發文頁尾加蓋“校對某某”木刻小型長直名條戳，以明責任。幷連同原稿，用送印簿登送用印。
   戊、監印
   四十四、本會印章由監印員負責掌管，任何人不得私自動用。
   四十五、凡以本會或本會主席名義發出之公文，有底稿者，須經主席判行或祕書長代判；無㡳稿者，須經主席或祕書長批准後；始得用印蓋章。其特殊速件，經辦公應主任批准先發後判者，亦得用印蓋章。但必須於事後送請補判。餘類推。
   四十六、公文用印蓋章時，應按發出份數加蓋，多餘不發者不蓋。但底稿必須用印，表示本稿已經用印發出。
   四十七、公文發行年月上及騎縫處，原稿年月欄及附件封面，均須加蓋機關印信。幷須在署名處加蓋銜章或私章。。對外之便條牋函，一般只蓋機關條戳或小章，首長銜章或私章，不必加蓋大印。
   四十八、用印文件須設專簿登記，載明日期、送印單位、文別、事由、受文機關及用印顆數等項，以便查考。
   四十九、監印員用印後，應在發文頁尾加蓋“監印某某”與校對同樣之名條戳，以明責任。
   己、發文及歸檔
   五十、本會辦公廳祕書處文印科統一繕校送印之本會或本會辦公廳祕書處公文，均須於用印後連同底稿及原附各件，登送內收發分別於發文及底稿規定欄內編註字號，塡明發文日期，點淸附件，連同受文機關名稱、文別、事由等項登入發文簿（附式九）。幷將發文封好，依㡳稿所註速件、密件、受文者地址、名稱，連同發文字號、日期等項，一一於公文封上寫明後，轉送外收發發出。
   五十一、本會發文編號用字，應依承辦單位加以區別，如文稿爲本會辦公廳祕書處所辦者，可用“西南廳祕”字，民政部所辦者，可用“西南民”字（或再於民下分編）；幷依其區別，設立多册發文簿，卽在簿面標明所編之字，不必就簿內發文編號欄逐一寫出。至本會所屬各單位之發文（卽用各單位名義逕發者），其編號用字，應由各單位仿此自定。
   五十二、本會內部各單位發出之一切文件，均須於每日上下午辦公時間以內，送達內收發或外收發，以便定時送出。
   五十三、外收發收到內收發與各單位或個人送發之公文函件書報，應分別公私緩急，定時或隨時，投郵或派員送出。凡私人信件，不得貼用公家郵票。
   五十四、公文除用對外送文簿（附式十）直接送達各受文機關或個人收到蓋章者外，其他凡經郵局寄遞之普通函件，一律實行囘執制（附式十一）。
   五十五、內收發發出本會或本會辦公廳或辦公廳祕書處公文後，其已用印之底稿及原附各件，除各委、部、會、局、處承辦者已見前條規定外，其他凡本會內部各單位承辦者，均登送祕書處管卷員簽收歸檔。
   五十六、管卷員收到送檔文件，須設專簿登記，按其性質分類編號，歸入卷宗。幷在文稿或來文上註明檔卷字號。
   五十七、每一卷宗應在封面（附式十二）標明名稱等項，並在卷首加具目錄（附式十三）。同一卷宗之文件，應依收文或發文日期之先後，爲排列次序。但事之有聯繫者，如來文與覆文，得歸在一起。
   五十八、凡一事項自成系統者，可編爲一案。同類同號同案之卷宗，得分訂多册，每册容量不宜太廣，應適時截止，並總結其起止日期及內容件數。
   五十九、凡一案辦稿在兩件以上，而其性質不屬一類，必須分別歸卷；或一案具有兩種性質，而不能分歸兩類時；均須用檔案分存單（附式十四）加以說明，附訂於各卷。
   六十、歸檔公文之附件，有不便隨文入卷者，得另存一處。但須於原文及其他登記簿册上註明。
   六十一、文件經歸卷後，爲便於調閱起見，除建立總的卷宗目錄外，應再編製收發文與檔卷字號對照表（附式十五），分別裝訂成册。如收文某字第十二號一案已歸某字第五號檔卷時，卽在“收文與檔卷字號對照表”直行“10”、橫行“2”之一格內，記一“5”字。餘類推。
   六十二、檔案無長期保存之必要者，得於一定時期後，由經管人簽奉批准銷燬之。
   庚、附則
   六十三、公文處理各程序內文件之傳遞，均須通過承辦單位之“單位”收發人員，俾負傳遞之責，應隨時登記文件進行情形，以便查攷。
   六十四、凡經辦人於一程序內未能悉依規定完成任務或手續者，接辦人不得貿然收受，應指請補正後接辦之。同時經辦人更應迅速補正。
   六十五、本會配送及本會辦公廳移送各委、部、會、局、處承辦之文件，均應實行囘報制。由內收發定期分別查列配文、移文囘報表（附式十六及十七）上段配、移日期、文別、事由等項，加章送由各委、部、會、局、處，就原表下段塡明處理情形，加章退還，彙訂備查。
   六十六、本會下行公文，原則上以行達直屬各部門、各行署及各省、市政府爲限。所有直屬各部門、各行署及各省、市政府內所屬單位或所轄部門，欲對本會提文者，均須先經其直屬主管機關攷慮審核，並提出意見，然後簽轉，以免失去聯繫及統系。
   六十七、本會直屬各部門、各行署及各省、市政府對本會行文，如該文已分行或抄致，或另案行濟其他有關機關時；及該文僅供參考，抑請備案，抑待核示辦理者；均應於文內敍明，以便處理，而免重複週折誤時。
   六十八、處理公文應備之各種報告表、統計表及登記簿册，凡本辦法未經定式者，均由經辦人就實際情况與需要，隨時擬定，通過經辦單位負責人同意後採用之。
   六十九、本辦法自公佈日施行。